Aquellas personas jurídicas o físicas no exceptuadas del pago de la compensación podrán solicitar el reembolso de esta cuando:
a) Actúen como consumidores finales, justificando el destino exclusivamente profesional del equipo, aparato o soporte material de reproducción adquirido, y siempre que estos no se hayan puesto, de derecho o de hecho, a disposición de usuarios privados y que estén manifiestamente reservados a usos distintos a la realización de copias privadas.
b) Los equipos, aparatos o soportes materiales de reproducción adquiridos se hayan destinado a la exportación o entrega intracomunitaria.
No se admitirán solicitudes de reembolso por importe inferior a veinticinco euros. No obstante, si la solicitud de reembolso acumula la compensación equitativa abonada por la adquisición de equipos, aparatos y soportes materiales realizada en un ejercicio anual, correspondientes a varias facturas de adquisición, se admitirán aun cuando no alcancen los veinticinco euros.
El Real Decreto 1398/18 desarrolla el artículo 25 de la Ley de Propiedad Intelectual, regulando el procedimiento para hacer efectivo el reembolso del pago de la compensación equitativa previstos en el artículo 25, apartado 8 del texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
Artículo 11. Procedimiento de reembolso del pago de la compensación
1. La solicitud de reembolso del pago de la compensación se remitirá a la persona jurídica. Dicha solicitud, que deberá firmarse, preferentemente, de forma electrónica, deberá acompañarse de la siguiente información:
a) Número de identificación fiscal y nombre y apellidos o razón o denominación social.
b) Indicación del objeto social o una declaración de actividad del solicitante.
c) Copia de la factura de adquisición de los equipos, aparatos o soportes materiales.
d) Declaración, bajo responsabilidad del solicitante, sobre los siguientes aspectos:
1.º Que el destino dado a los equipos, aparatos o soportes materiales adquiridos es exclusivamente profesional y manifiestamente distinto a la realización de copias privadas.
2.º Que no ha puesto dichos equipos, aparatos y soportes materiales, ni de hecho ni de derecho, a disposición de usuarios privados.
3.º Que se someterá a las facultades de control reconocidas a la persona jurídica por el artículo 25.11 del texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
e) En el caso de que el solicitante emplee trabajadores por cuenta ajena a cuya disposición haya puesto los equipos, aparatos o soportes materiales que haya adquirido, declaración de que, bajo su responsabilidad, estos trabajadores tienen conocimiento de los siguientes aspectos:
1.º Que los equipos, aparatos o soportes materiales que su empleador les facilita para el desarrollo de sus funciones profesionales deben utilizarse exclusivamente para tal finalidad.
2.º Que no está permitido el uso para fines privados de los citados equipos, aparatos o soportes materiales.
2. La persona jurídica difundirá en su portal de Internet un modelo normalizado de solicitud de reembolso que cumpla con los requisitos previstos en el apartado anterior.
3. La persona jurídica dispondrá de un plazo de un mes desde la recepción de la solicitud para realizar las comprobaciones necesarias para acreditar la existencia o inexistencia del derecho al reembolso y comunicar su decisión al solicitante.
4. Si se acredita la existencia del derecho al reembolso, la persona jurídica, cuando lo comunique al solicitante, le requerirá la emisión de la correspondiente factura para proceder a su pago.
5. La persona jurídica sólo podrá denegar el reembolso de la compensación en los siguientes supuestos:
a) Cuando la solicitud de reembolso no incluya toda la información exigida en el presente artículo.
b) Cuando las declaraciones responsables no reflejen lo exigido en el presente artículo.
c) Cuando el importe de la solicitud de reembolso sea inferior al previsto en el penúltimo párrafo del artículo 25.8 del texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual con la salvedad prevista en dicho artículo.